Putni nalozi

Kao jedan od Zahtjeva za odsustvo može se unijeti i Zahtjev za Putni nalog. Unos zahtjeva za Putni nalog razlikuje se od ostalih odsustva, potrebno je upisati nekoliko dodatnih informacija kako bi se po odobravanju Zahtjeva mogao automatski generirati i zakonski definiran ispis dokument Putni nalog. (Slika 4.1.)

Obračun putnih naloga

U okviru HR Portala omogućen je obračun Putnih naloga, odnosno svaki djelatnik po povratku sa službenog puta može sam upisati troškove koji su nastali tijekom tog službenog puta. Podlogu za unos svakog troška mora činiti vjerodostojna dokumentacija koju će na kraju prekontrolirati administrator za obradu putnih naloga i dovršiti obračun.

U unos podataka za obračun pregled Putnih naloga ulazi se preko izbornika Zahtjevi – Putni nalozi. (Slika 4.1.1.)

Za svakog djelatnika omogućen je pregled Putnih naloga koji mogu biti u različitim statusima, a radi lakšeg snalaženja svaki od njih je označen i drugom bojom. Osim toga omogućeno je i filtriranje po svakom statusu. (Slika 4.1.2.)

Nakon otvaranja Putnog nalog klikom na ikonu lijevo ( ) može se dodatno upirati izvještaj s puta te unijeti kilometražu kod polaska i povratka ako se kao prijevozno sredstvo koristi automobil.

Nakon toga potrebno je upisati i troškove koji su nastali na službenom putu. (Slika 4.1.3.)

Slika 4.1.3. Stavke Putnog naloga – upis troškova

Kod unosa nove stavke troška prvo je potrebno odabrati tip troška koji se nudi u padajućem izborniku. (Slika 4.1.4.)

Slika 4.1.4. Odabir tipa troškova

Ovisno o tipu troška mijenjaju se i rubrike za unos na stavkama putnog naloga. Odabirom države u kojoj je djelatnik bio na službenom putu automatski se povlači i valuta u kojoj će biti uneseni troškovi. Ukoliko se radi o putu u inozemstvo treba unijeti i tečaj. Koja rubrika će se popuniti ovisi o načinu plaćanja (Slika 4.1.5.):

• Gotovinski iznos – za troškove koji se isplaćuju djelatniku
• Bezgotovinski iznos – za troškove putnog naloga koji se ne isplaćuju djelatniku, npr. troškovi plaćeni poslovnom kreditnom karticom

Unos stavaka (troškova) Putnog naloga

ip troška „Dnevnice“ je specifičan jer je potrebno unijeti datum i vrijeme odlaska i povratka s puta na temelju čega se računa broj dnevnica na koje djelatnik ima pravo. Iznos dnevnice (kao i valuta) ovisi o državi koju posjećuje te o broju osiguranih obroka dnevno. Jedan osigurani obrok odnosi se na ručak ili večeru, dva osigurana obroka odnose se na ručak i večeru (doručak nema utjecaja).

Sukladno zakonskom propisu, dnevnica s umanjuje ako je tvrtka osigurala obroke (ručak i/ili večeru) djelatniku na službenom putu.

Ako djelatnik u toku jednog službenog puta posjećuje više država, treba unijeti više stavaka za dnevnice s vremena ulaska i izlaska iz pojedine države jer se iznosi dnevnica razlikuju po državama. (Slika 4.1.6.)

Slika 4.1.6. Unos dnevnica Putnog naloga

Nakon unosa troškova nastalih na službenom putu, obračun Putnog naloga može se i ispisati radi kontrole ili ako tako zahtjeva interna procedura tvrtke. (Slika 4.1.7.)

Slika 4.1.7. Pregled Obračuna putnog naloga u PDF formatu

Kad je unos troškova Putnog naloga završen,za sljedeći korak moguće su dvije opcije:

• Opcija 1: formira se Zahtjev za Obračun Putnog naloga, koji također prolazi hijerarhiju odobravanja. Nakon toga više neće biti moguće mijenjati iznose troškova na stavkama niti dodavati ili brisati stavke. (Slika 4.1.8.)

Slika 4.1.8. Slanje zahtjeva za Obračun PN

Kada se Zahtjev za Obračun PN pošalje, u označenom okviru se može vidjeti Protokol obračuna, odnosno, razina na kojoj je Obračun PN odobren ili čeka odobravanje. Kada je Zahtjev za Obračun odobren djelatnik ga šalje na kontrolu administratoru obračuna putnog naloga. (Slika 4.1.9.)

Slika 4.1.9. Protokol Obračuna Putnog naloga

• Opcija 2: Nakon unosa troškova putnog naloga preskače se formiranje Zahtjeva za Obračun PN i odmah se odobreni Zahtjev za PN šalje na kontrolu administratoru obračuna putnog naloga. (Slika 4.1.10.)

Slika 4.1.10. Slanje na kontrolu administratoru obračuna putnog naloga